Amministrazione Trasparente

Indicazione delle competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici

Denominazione Ufficio livello dirigenziale

Rappresentante legale: Dirigente Scolastico Francesco Ramalli

Organo collegiale di gestione e di indirizzo generale della scuola:

Consiglio di Istituto

Ufficio Didattica

Informazione utenza interna ed esterna
Adempimenti relativi alle iscrizioni alunni 
Gestione registri elettronici docenti e alunni e anagrafiche
Tenuta fascicoli documenti alunni
Richiesta o trasmissione documenti - Gestione corrispondenza con le famiglie 
Gestione statistiche 
Gestione pagelle, diplomi, tabelloni, scrutini 
Gestione assenze e ritardi 
Certificazioni varie e tenuta registri 
Pratiche studenti diversamente abili con comunicazione dei PEI, PDP e riunioni varie alle famiglie e all’Azienda Sanitaria Locale 
Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni 
Esami di stato per la parte relativa agli studenti 
Adempimenti connessi all’organizzazione delle attività previste nel PTOF
Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti
Gestione DB alunni e tutori del sito web
Sportello al Pubblico 
Comunicazione dati alunni per organico di diritto 
Convocazioni consigli di classe, PFP e PEI su Verdi e tramite Google Meet 
Supporto corso serale 
Pratiche relative all’FSL ex PCTO 
Gestione fascicoli personali alunni disabili SIDI 
Adempimenti relativi ai provvedimenti disciplinari studenti (comunicazione alle famiglie – verbali) in collaborazione con la VicePresidenza 
Accessi agli atti 
Tenuta e aggiornamento registro accessi agli atti/accessi civici
Verifica evasione obbligo scolastico e relativi adempimenti
Pratiche relative agli adempimenti vaccinali 
Piattaforma UNICA
Albo delle eccellenze/Alfieri del lavoro/Osservatorio Scolastico Regionale (ARS)
Nulla osta, certificati di iscrizione, certificati sostitutivi diploma
Gestione e procedure per adozioni e sussidi (libri di testo e assegni di studio) 
Esoneri educazione fisica 
Carta dello studente 
predisposizione elenchi studenti per predisposizione avvisi di pagamento da parte dell’ufficio contabilità
Adempimenti relativi alle uscite didattiche: invio in bacheca ai docenti del modello A per autorizzazione consiglio di classe (in caso non sia già stato deliberato); invio in bacheca ai genitori delle autorizzazioni; controllo concessione autorizzazione; compilazione file condiviso con vicepresidenza per sostituzioni; Stesura incarichi dei docenti accompagnatori
Elezioni scolastiche organi collegiali 
Gestione piattaforma INVALSI 
Gestione Totem Studenti in collaborazione con VicePresidenza
Controlli a campione delle autocertificazioni Settore Didattica
Rapporti con ditte (estrazioni nominativi e invio dati studenti diplomati a seguito della sottoscrizione del trattamento dati da parte dell’azienda)
Gestione protocollo Convenzioni PCTO
Gestione piattaforma FSL
Stipula e raccolta delle convenzioni con esterni con particolare riferimento ai tirocini
Denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa alunni
Adempimenti relativi a Somministrazione Farmaci in collaborazione con Vicepresidenza
Gestione privacy con particolare riferimento a sottoscrizione trattamento dati aziende richiedenti nominativi neodiplomati
Invio credenziali Spaggiari
Trasmissione flussi frequenze
Gestione mail didattica
Gestione mail protocollo assegnate all’ufficio didattica

Ufficio Personale

Tenuta fascicoli personali cartacei e digitali personale Docente e ATA
Controllo di regolarità amministrativo-contabile per la parte dei compensi fissi 
Compilazione graduatorie interne docenti e ATA e relativa pubblicazione
Comunicazioni relative all’organico
Riscatti e Ricongiunzioni personale Docente e ATA
Pratiche di Pensione personale Docente e ATA
Gestione posizioni assicurative su Passweb
Pratiche cause di servizio 
TFS/TFR personale Docente e ATA
Preparazione documenti periodo di prova – adempimenti per neoassunti
Autorizzazione libere professioni e attività occasionali
Anagrafe delle Prestazioni per incarichi del personale interno
Gestione pratiche ricostruzione
Inquadramenti di carriera del personale docente e ATA
Richieste di Part Time e Diritto allo studio
Rapporti con Ragioneria Territoriale dello Stato, Inps
Elaborazione competenze accessorie al personale interno con fondi MOF in collaborazione con il Direttore
Decreti di conferma del punteggio del personale supplente da    emanare entro 30 giorni dall’assunzione
Convocazioni supplenti docenti e ATA
Predisposizione contratti di lavoro personale Docente e ATA
Costituzione – svolgimento – modificazioni – gestione supplenze - estinzione del rapporto di lavoro
Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione
Comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego
Graduatorie MAD - interpelli
Assegni per il Nucleo Familiare
Esami di Stato: prolungamento contratti
Esami di Stato: adempimenti per la formazione delle commissioni
Tenuta fascicolo digitale e cartaceo DS
Predisposizione liquidazione Ferie non godute
Timbrature personale A.T.A. da consegnare mensilmente, dopo averlo portato alla visione del Direttore. Le assenze riguardanti i periodi di luglio e agosto devono essere inserite entro il 31/08/2025
Richiesta e trasmissione documenti vari personale in servizio – Invio fascicoli digitali e cartacei
Gestione assenze personale ATA
Gestione assenze personale docente
Gestione statistiche assenze personale, inserimento a SIDI statistica a fine mese, pubblicazione tassi di assenza
Inserimento personale con emissione decreti congedi ed aspettative - Visite fiscali che devono essere SEMPRE richieste se il personale si assente il giorno precedente o successivo ad una festività
Gestione Assenze NoiPA, L.104 PERLA.PA
Certificati di servizio
Gestione piano ferie / recuperi 
Rendicontazione mensile al DSGA delle ore eccedenti del personale ATA
Gestione procedura sciopero e i relativi adempimenti (Raccolta adesioni, Comunicazione alla dirigenza, Gestione scioperi NoiPA, pubblicazione rilevazioni scioperi, ecc.)
Controlli a campione delle autocertificazioni Settore Ufficio Personale
Comunicazioni interne al personale ATA
Denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa personale scolastico
Gestione privacy con riferimento a sottoscrizione trattamento dati personale scolastico in servizio e commissioni esami di stato
Adempimenti per smartworking
Pubblicazione trimestrale tassi di assenza
Adempimenti relativi a Tirocini Formativi Attivi 
Attestati corsi di aggiornamento/formazione personale docente e ATA, Tenuta archivio corsi di formazione personale ATA

Ufficio Contabilità e Acquisti

Adempimenti relativi alla parte contabile
Supporto al Dirigente Scolastico per contrattazione
Predisposizione modelli F24Ep per ritenute e contributi su accessori e F24Ep per versamento IVA entro il 16 del mese successivo a quello di pagamento.
Scarico Provvisori di entrate e predisposizione reversali di incasso
Rapporti Ragioneria Territoriale dello Stato
gestione Pago in Rete, predisposizione avvisi di pagamento fino alla riconciliazione degli incassi, invio agli interessati di comunicazioni relative agli avvisi di pagamento
gestione reversali
elaborazione ritenute e contributi, denunce INPS
gestione progetti PTOF (presentazione e raccolta progetti, tabella riepilogativa, predisposizione prospetto incarichi, elaborazione competenze accessorie, elaborazione ed emissione dei mandati in collaborazione con il DSGA, stampa documenti ed inserimento in appositi fascicoli)
gestione esami di stato per la parte contabile in collaborazione con il DSGA
ricongiunzione mensile tra Banca d’Italia, cassa istituto e banca cassiera
Stampa registro per controllo di regolarità amministrativo-contabile per la parte dei compensi accessori e compilazione relativa tabella Excell
Emissione mandati per Pagamenti 
PCC 
Verifica inadempimenti per importi superiori a € 5.000,00 e procedura in caso di necessità
Procedura INPS in caso di DURC irregolare 
gestione incassi/pagamenti/rimborsi stages, viaggi di istruzione, uscite didattiche/certificazioni linguistiche (controllo delle richieste, creazione avvisi di pagamento, gestione con l’utenza per eventuali problematiche, invio messaggi per pagamento in bacheca)
Adempimenti relativi a scadenze 770, IRAP, pre96, AVCP (preparazione file), certificazione unica (invio Agenzia delle Entrate)
Comunicazione spese scolastiche famiglie all’Agenzie delle Entrate
Avvisi di selezione del personale (con supporto Conti)
Raccolta delle candidature e predisposizione delle stesse per le commissione di bandi e avvisi
Nomina commissione,Predisposizione e pubblicazione graduatorie provvisorie e definitive in relazione ad avvisi e bandi di gara pubblicati
Procedure di acquisto sul MEPA – (Attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi, decisioni a contrarre)
Predisposizione e pubblicazione Bandi di gara e relativi affidamenti (anche nel caso di viaggi d’istruzione, stages, uscite didattiche) 
In riferimento a viaggi, stages, scambi rapporti con le agenzie di viaggio, richieste preventivi, decisioni di contrarre, conferme preventivi, 
In riferimento a viaggi, stages, scambi raccolta e controllo autorizzazioni, comunicazioni varie (es. numero definitivo studenti, servizi aggiuntivi, comunicazione a polizia stradale, documentazione per questura, allergie, dati studenti, ecc.), incarichi dei docenti accompagnatori
Richieste CIG/CUP
Verifiche possesso requisiti – controlli previsti dal Codice degli Appalti 
Richieste garanzie provvisorie e definitive
Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE)
DGUE nei casi previsti dalla normativa
Patti attuativi su convenzioni Liceo Sportivo 
Gestione del procedimento fatturazione elettronica
Richiesta DURC per affidamenti/pagamenti
Controlli a campione delle autocertificazioni settore Contabilità
Preparazione lettere di incarico e relative decisioni di contrarre affidamento per personale interno ed esterno (con supporto Conti)
Procedure di chiusura CIG
MAV per pagamenti superiori ai 40.000 €
Incarichi progetti PTOF
Anagrafe delle prestazioni per incarichi personale esterno
Richiesta preventivi, relativo prospetto comparativo
Raccolta documentale finalizzata al controllo di regolarità amministrativo-contabile per la parte dei compensi accessori
Adempimenti relativi alla Sicurezza – Gestione ed aggiornamento della piattaforma Safety for School – gestione corsi di aggiornamento e relativi attestati
Gestione privacy con riferimento a sottoscrizione trattamento dati agenzie di viaggi
Prospetti per richiesta fondi Città Metropolitana e per la relativa rendicontazione 
Predisposizione e aggiornamento prospetto per digitalizzazione documenti contabili
Carico e scarico materiale in magazzino e sul portale di gestione
Supporto ai collaboratori scolastici incaricati per la consegna materiale del magazzino al personale seguendo le indicazioni del Direttore per i massimali dei prodotti
Sistemazione nel magazzino del materiale in arrivo con controllo e gestione del registro delle schede tecniche e di sicurezza
Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso
Controllo mensile del materiale in esaurimento, che risulta dal programma ARGO Magazzino e comunicazione alla collega dell’ufficio acquisti – IMPORTANTE il materiale deve essere comunicato prima della fine delle scorte per permetterne il reintegro prima del suo esaurimento
Gestione smaltimento toner e altro materiale da dismettere con comunicazione alla collega dell’Ufficio Acquisti/Ordini del tipo di materiale e del quantitativo - Rapporti con i sub-consegnatari - Contatti con ditta smaltimento rifiuti per ritiro di materiale
Comunicazione guasti e riparazioni varie al DSGA, Contatti con ditte per la manutenzione dei guasti con richiesta di preventivi e sopralluoghi, comunicazione alla collega dell’ufficio acquisti che provvederà ad effettuare le operazioni di affidamento dell’intervento
Tenuta prospetti manutenzione 
Comunicazione dei guasti all’ente locale (Città Metropolitana e Comune) e tenuta del registro delle riparazioni richiesta/svolte/da effettuare
Supporto all’AT incaricato nella gestione del magazzino di informatica
tenuta e aggiornamento registri di magazzino 
Richiesta DURC preventiva gli affidamenti di manutenzioni
Predisposizione contratti di comodato d’uso e relativi verbali di consegna 

Ufficio Protocollo

Protocollo in entrata per le mail non assegnate agli altri uffici
Gestione corrispondenza elettronica compreso l’indirizzo di PEO e di PEC (Posta Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici – tenuta registro protocollo informatico
Archivio cartaceo e archivio digitale
Gestione dell’Archiviazione nello storico
Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore
Invio posta cartacea (bolgetta) 
Controllo dei riepiloghi delle spese postali, tenuta del registro delle spese postali (bolgette, ecc.)
Convocazione Consiglio d’Istituto, invio della documentazione relativa all’ordine del giorno
Inserimento dei Verbali CDI nel registro dei verbali (con allegati e firme del Segretario e Presidente) e pubblicazione degli estratti delle delibere sul sito dell’Istituto.
Gestione Assemblee Sindacali 
Tenuta e aggiornamento Albo Sindacale
Convocazione RSU